1.      Nom de l’Association

Le nom officiel de l’Association est « L’Association des parents du collège François-Xavier-Garneau ».

Son nom usuel est « L’Association des parents des étudiants du Cégep Garneau ».

 

2.      Buts

Les buts de l’Association sont de :

• Représenter les parents auprès du Cégep Garneau et des personnes morales et physiques qui y œuvrent;
• Promouvoir l’information sur le Cégep Garneau et la communication entre les parents et les instances du Cégep;
• Tisser une relation de partenariat avec les étudiants, le Cégep Garneau et les différents acteurs du Cégep pour améliorer la qualité de vie et la formation au Cégep;
• Soutenir et encourager, par divers moyens, les initiatives des étudiants dans leurs activités scolaires et parascolaires;
• Favoriser la participation des parents dans le développement éducatif de leur enfant au collégial;
• Favoriser le rayonnement du Cégep Garneau et de ses étudiants.

 

3.      Membres

Tous les parents (ou tuteurs) des étudiants inscrits au Cégep Garneau sont automatiquement membres de l’Association.

Le parent dont l’enfant cesse d’être inscrit au Cégep Garneau reste membre de l’Association pour 24 mois après la date de fin du dernier trimestre où l’enfant a été officiellement inscrit au Cégep Garneau.

Le Conseil d’administration peut à tout moment accepter d’autres membres dans l’Association selon les critères que le C.A. jugera fondés pour assurer l’atteinte des buts de l’Association. Ces membres seront ainsi admis pour une durée, renouvelable, de 24 mois.

 

4.      Assemblée générale

Une assemblée générale de tous les membres de l’Association sera tenue chaque année dans les 90 jours suivants la fin de l’exercice financier.

Une assemblée générale extraordinaire peut être tenue pour combler une vacance à un poste de représentant des parents au Conseil d’administration du Cégep Garneau.

Convocation de l’assemblée générale :

L’assemblée générale est convoquée au moins cinq jours ouvrables à l’avance par courrier, média, ou tout autre moyen jugé pertinent. L’avis de convocation indique la date, l’heure et le lieu de l’assemblée. Toute assemblée générale se tient au siège social de l’Association ou à tout autre endroit déterminé par le conseil d’administration.

Ordre du jour de l’assemblée générale annuelle

L’ordre du jour comprend :

a) Le procès-verbal de l’assemblée générale précédente;
b) L’enregistrement des présences;
c) Le rapport du président ou de la présidente;
d) Le rapport financier de l’année écoulée;
e) Des changements à la constitution ou au règlement;
f) L’élection des membres du Conseil d’administration de l’Association;
g) L’élection de parents au Conseil d’administration du Cégep Garneau;
h) La nomination du vérificateur.

Quorum de l’assemblée générale

Le quorum de l’Assemblée générale est constitué des membres de l’Association présents sur place.

 

5.      Cotisation

L’Assemblée générale peut à l’occasion fixer la cotisation à payer lors de l’inscription de l’étudiant au Cégep.

 

6.      Conseil d’administration

Le Conseil d’administration de l’Association se compose d’un minimum de 4 et d’un maximum de 12 administrateurs élus parmi les membres de l’Association au cours de l’Assemblée générale.

Le Conseil d’administration peut exiger la démission de tout administrateur qui se sera absenté sans motif valable des réunions du conseil pour trois réunions consécutives.

 

7.      Comité exécutif

Les membres du Conseil d’administration désignent parmi eux les personnes qui rempliront les responsabilités suivantes :

• La présidence
• La vice-présidence
• Le secrétariat
• La trésorerie

Les personnes qui occupent ces postes forment le comité exécutif de l’Association. Ce comité a pour fonction de voir à l’exécution des décisions du Conseil d’administration, de préparer ses dossiers et de lui proposer des orientations.

La désignation à ces fonctions est faite par le conseil d’administration lors de sa première réunion ordinaire de l’année.

Le Conseil d’administration prendra les moyens qu’il jugera appropriés pour combler toute vacance à l’un des postes du comité exécutif.

 

8.      Fonction des officiers

a) Le président préside l’assemblée générale de l’Association, les réunions du Conseil d’administration et celles du Comité exécutif;
b) Le vice-président remplace le président en cas d’absence de ce dernier;
c) Le secrétaire, en collaboration avec le président, rédige les procès-verbaux des assemblées, prépare le rapport annuel pour l’assemblée générale annuelle, convoque les assemblées, en prépare les agendas, voit à la correspondance de l’Association et tient les archives de l’Association;
d) Le trésorier reçoit la cotisation perçue lors de l’inscription des étudiants; il s’occupe de la comptabilité de l’Association, des dépôts des fonds ainsi que des débours; il présente un rapport annuel à l’assemblée générale.

Le Conseil d’administration pourra ajouter aux officiers ci-dessus désignés, tout adjoint qu’il jugera nécessaire pour assurer le bon fonctionnement de l’Association.

 

9.      Élection des membres du conseil d’administration

a) Les membres du C.A. sont élus pour deux ans lors de l’assemblée générale; leur mandat est renouvelable;
b) Tout membre en règle de l’Association peut présenter sa candidature comme membre du Conseil d’administration de l’Association; il peut aussi présenter la candidature d’un membre absent au moment de l’assemblée générale;
c) Au cas de vote, l’assemblée devra choisir un président d’élection et deux scrutateurs;
d) Le vote se prendra par scrutin secret à moins que l’assemblée générale ne décide à l’unanimité de procéder par vote à main levée.

Pour combler tout poste d’administrateur vacant, le conseil d’administration peut, par simple résolution, nommer un membre de l’Association qui deviendra alors administrateur jusqu’à la prochaine assemblée générale.

 

10.  Pouvoirs du conseil d’administration

Le Conseil d’administration a tous les pouvoirs nécessaires pour poursuivre les fins de l’Association et pour donner suite aux décisions de l’Assemblée générale.

Le Conseil d’administration peut en tout temps former tous comités spéciaux pour l’étude de toutes questions particulières et y adjoindre toutes les personnes requises, qu’elles soient ou non membres de l’Association.

 

11.  Protection des administrateurs

L’Association reconnaît que tous les membres du Conseil d’administration sont protégés et indemnisés contre les éventualités suivantes :

• tous les frais qui pourraient découler d’une action, poursuite ou procédure prise, commencée ou terminée contre un membre pour tout acte fait ou permis par ce membre dans l’exercice de ses fonctions ou dans la réalisation des mandats qui lui sont confiés par le Conseil;
• tous les frais, charges et dépenses qu’un membre encourt relativement aux affaires pour lesquelles il est dûment mandaté par le Conseil, sauf les frais, charges et dépenses occasionnés volontairement par sa négligence coupable ou son défaut.

 

12.  Assemblée du conseil d’administration

Le Conseil d’administration se réunira aussi souvent que nécessaire, sur convocation du président ou de la présidente, ou à la demande de deux membres.

Les convocations pourront être faites par écrit ou par tout autre moyen jugé adéquat, au moins cinq jours ouvrables avant la rencontre.

Le quorum du C.A. est la majorité simple. À défaut de quorum, le président ou la présidente convoque le comité exécutif dans les délais raisonnables pour assurer le bon fonctionnement de l’Association.

En cas d’égalité des voix lors d’un vote au C.A., le président dispose d’un vote prépondérant.

 

13.  Compte bancaire

Les fonds de l’Association sont déposés par le trésorier dans toute banque, caisse populaire ou institution de dépôt choisie par le Conseil d’administration.

Tous les chèques ou ordres de paiement doivent être signés par deux administrateurs désignés par le Conseil d’administration.

 

14.  Exercice financier

Pour l’année 2014-2015, l’exercice financier d’étend du 1er septembre 2014 au 30 juin 2015.

À compter de 2015, l’exercice financier de l’Association s’étend du 1er juillet de chaque année au 30 juin de l’année suivante.

 

15.  Siège social

Le siège social de l’Association est situé au 1660, boulevard de l’Entente, Québec, ou à toute nouvelle adresse éventuellement déterminée par le C.A.

 

16.  Amendements

Tout amendement aux présents règlements devra :

a) être soumis à l’Assemblée générale de l’Association après qu’avis préalable en aura été donné dans l’avis de convocation de telle assemblée;
b) être approuvé par le vote majoritaire des membres présents au cours de cette assemblée générale.

 

Approuvés et adoptés en conseil d’administration ce 2 septembre 2014
Entériné par l’assemblée générale des membres, le 9 septembre 2014